Podstawowym narzędziem pracy w każdym biurze rachunkowym jest komputer oraz odpowiednie oprogramowanie księgowe. Więc każdy właściciel biura rachunkowego powinien zadbać o to by wybrać odpowiednie oprogramowanie dla swojego biura. Dzięki któremu będzie chronić dane osobowe swoich klientów oraz współpracowników.
Obowiązek RODO względem biura rachunkowego
Każde biuro rachunkowe nie zależnie od swojej wielkości jest administratorem danych osobowych. Nie tylko tych danych powierzonych przez swoich klientów ale także tych danych powierzonych przez współpracowników. Dlatego też każde nawet najmniejsze biuro jest zobowiązane do ochrony posiadanych danych oraz nie udostępniania ich osobą trzecim. Odpowiedni program dla biura rachunkowego powinien być spójny z wymaganiami RODO czyli biuro jako administrator danych osobowych chroni je i nie udostępnia nie powołanym osobą.
Dobre oprogramowanie dla biura czyli jakie?
Najlepszy program dla biura rachunkowego to taki, który nie tylko zapewnia zgodność pomiędzy przepisami RODO a działaniem biura, ale także zapewnia zgodność w obszarze przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych. Ważne też jest aby program dla biura rachunkowego wspomagał przepływ informacji miedzy klientem, ZUS- em, urzędem oraz biurem. Program też powinien mieć możliwość tworzenia kopii zapasowej z zachowaniem przepisów RODO. Nie zależnie czy będzie to wirtualna kopia czy też kopia danych dostępna na dysku biura.
Kontrola dostępu do dokumentów poprzez odpowiednie oprogramowanie
Zgodnie z prawem login i hasło dostępu może być użytkowane tylko przez jednego użytkownika. Należy wybrać taki program dla biur rachunkowych, w którym dodawanie użytkownika wraz z nowym hasłem dostępu jest bezpłatne. Na pewno też program powinien mieć możliwość okresowej zmiany hasła dla celów bezpieczeństwa. Naturalnie podczas wysyłki danych przez internet warto aby program księgowy nawiązywał bezpieczne szyfrowane połączenia. Dzięki, któremu dostęp do danych biura będzie wręcz nie możliwy.
Program, który zapewni ciągłość działania zgodną z aktualnym prawem oraz pomoc techniczną
Bezpieczeństwo danych, które będą używane w programie musi być bardzo duże. Aby je zapewnić biuro rachunkowe powinno zakupić oprogramowanie, które będzie posiadać nie tylko certyfikaty ISO czy możliwość tworzenia bezpiecznych kopii zapasowych danych. Ale także mieć możliwość automatycznej aktualizacji oprogramowania przy zamianie przepisów prawa.
Naturalnie wybór dobrego i bezpiecznego programu nie jest taki prosty. Z jednej strony są przepisy RODO z drugiej wymagania klienta czy kontakt z ZUS czy US. Jednak firma dobre systemy wychodząc na potrzeby biur rachunkowych stworzyła oprogramowanie, którego nie powstydzi się żadne dobre biuro. Można je zakupić na stronie https://www.dobresystemy.eu/oprogramowanie-dla-biura-rachunkowego . Zakupując dobre oprogramowanie do biura rachunkowego można zyskać nie tylko spokój ducha czy wygodę użytkowania lecz także optymalizacje kosztów pracy.
